Zatrudnienie pracownika – niezbędne dokumenty kadrowe

Ilość niezbędnych dokumentów kadrowych, jakie należy skompletować w celu prawidłowego zatrudnienia pracownika, zależy od formy zatrudnienia, na jaką się zdecydujemy.
Zdecydowanie więcej „papierologii” występuje przy zatrudnieniu w oparciu o umowę o pracę niż przy umowach cywilnoprawnych. Wynika to z faktu, że zatrudnienie na umowę o pracę reguluje Kodeks Pracy, natomiast umowy cywilnoprawne – Kodeks Cywilny.

Umowa o pracę

Przed podpisaniem umowy niezbędne są następujące dokumenty kadrowe:

kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie bądź CV,
poprzednie świadectwa pracy,
świadectwo ukończenia ostatniej szkoły,
przebyte kursy i szkolenia,
inne uprawnienia niezbędne do wykonywania pracy np. prawo jazdy, orzeczenie psychologiczne,
orzeczenie lekarskie o odbytym badaniu wstępnym (skierowanie na badanie lekarskie).

Dokumenty kadrowe dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia:

kwestionariusz osobowy dla pracownika,
umowa o pracę – niezbędne jest określenie na jaki czas ma być zawarta (okres próbny, czas określony lub nieokreślony), rodzaj wykonywanej pracy/stanowisko, miejsce wykonywania pracy (np. siedziba firmy), wymiar czasu pracy oraz wysokość wynagrodzenia za wykonaną pracę,
dodatkowe informacje o warunkach zatrudnienia – regulują m.in. normę czasu pracy, sposób wypłaty wynagrodzenia, urlop wypoczynkowy, długość okresu wypowiedzenia, sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz potwierdzania nieobecności w pracy,
PIT-2 (PIT-2 określa, kto jest uprawniony do rozliczania pracownikowi kwoty wolnej od podatku; jeśli pracownik ma kilka źródeł dochodów, np. drugą pracę, działalność gospodarczą, emeryturę/rentę, niezbędne jest zweryfikowanie, kto będzie rozliczał kwotę wolną),
oświadczenie o stosowaniu wyższych kosztów uzyskania przychodów (przeznaczone dla pracowników mieszkających poza miejscowością wykonywania pracy),
rezygnacja z Pracowniczych Planów Kapitałowych,
dyspozycja przelewu wynagrodzenia na rachunek bankowy,
zakres czynności pracownika,
informacja o równym traktowaniu w zatrudnieniu,
zaświadczenie o odbytym kursie BHP;
oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami,
formularz zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny,
oświadczenie w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
inne np. orzeczenie o niepełnosprawności.

W trakcie trwania zatrudnienia przydatne mogą być następujące dokumenty:

Umowy cywilnoprawne

Przy tej formie zatrudnienia wystarczające są poniższe dokumenty kadrowe:

oświadczenie zleceniobiorcy,
oświadczenie wykonawcy (umowa o dzieło),
ksero legitymacji uczniowskiej/studenckiej (przy umowie zlecenia nie odprowadzamy składek do ZUS od uczniów/studentów do 26 roku życia),
ewidencja godzin (niezbędna do umowy zlecenia),
umowa o dzieło, zlecenie, przekazanie praw autorskich,
rezygnacja z Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Koszt zatrudnienia pracownika

Aby poznać całkowity koszt zatrudnienia pracownika, warto skorzystać kalkulatorów internetowych.
Poniżej zamieszczamy odnośniki do nich, w zależności od formy zatrudnienia: